在工作场所有效使用电子邮件的 13 个技巧

电子邮件是办公室中最常用的通信方式之一，因为它速度快且覆盖面广。 尽管电子邮件很方便，但学习充分利用它的方法很重要。 在本文中，我们讨论了您可以用来编写有效电子邮件以获得所需回复的策略。

有效使用电子邮件的好处

当您花时间仔细制作电子邮件时，它可以使收件人对您的信息更感兴趣。 例如，当您在主题行中添加收件人姓名时，他们会觉得更有义务打开电子邮件。 精心制作的电子邮件也可以提高转化率。 例如，如果您将信息个性化并营造一种紧迫感，它可以使接收者想要购买您的产品或订阅您的服务。

在工作场所有效使用电子邮件的 13 条准则

使用以下提示使您的电子邮件与收件人更相关：

1.花更少的时间上网

当您开始在工作中查看电子邮件时，您可以花半天的时间在线刷新收件箱页面。 这种习惯可能会影响您的工作效率和更有效地回复电子邮件的能力。 您的大脑可能会变得过于疲劳，无法制作一封值得注意的电子邮件。

• 行动： 设置检查电子邮件的具体时间。

• 好处： 它让您安心，并让您明智地利用您的时间。

2. 使用简单的语言

编写电子邮件时避免使用技术术语。 为了使您的电子邮件有效，收件人应该花尽可能少的时间来理解邮件。 如果理解消息的时间过长，则读者可能无法读到最后。

• 行动： 使用简单的语言编写正式的电子邮件信息。

• 好处： 它使消息更容易理解并导致及时响应。

3.分享大文件的链接

要通过电子邮件发送多个文件，您可以附加文件。 不幸的是，这可能不是最有效的方法，因为附加文件需要时间，而且有些文件可能比其他文件大。 收件人可以选择不查看附件，因为他们必须下载它们。

• 行动： 将文档保存在云平台上，并通过电子邮件分享链接。

• 好处： 它使收件人可以轻松检索文档。

4.最后插入发件人的电子邮件地址

匆忙写一封电子邮件可能会导致拼写错误或拼写错误。 发送带有语法错误的电子邮件可能会损害您的声誉，因为这会让您看起来不专业。

• 行动： 在键入收件人的电子邮件地址之前先写下主要信息。 然后，校对电子邮件并更正所有错误。 对工作感到满意后，添加收件人地址并单击发送。

• 好处： 您将更有可能注意到错误、更正错误并发送看起来更专业的电子邮件。5.阅读情况

电子邮件可能不适合某些情况。 例如，与在您办公室工作的同事交谈可能会导致更快的行动或响应时间

• 行动： 如果可以通过面对面的交流更好地传达信息，请考虑与接收者交谈。

• 好处： 它可以帮助您与收件人建立良好的关系并导致更快的反应。

6.考虑消息的隐私

确保在您的电子邮件信息中保持积极和专业的语气。 这可以帮助您的雇主了解您的专业精神，并支持您努力高效工作。

• 行动： 在您的电子邮件中保持积极的态度。

• 好处： 它可以让您维护自己的声誉和与同事的关系。

7.使用正确的标点符号

在写作中，标点符号对于传达清晰的信息很重要。 例如，感叹号表示震惊或兴奋。 但是，不要在正式电子邮件中使用感叹号，因为它们不专业。 小心包含任何必要的标点符号。

• 行动： 重新阅读您的电子邮件以确保正确的标点符号。

• 好处： 它可以让你更清楚地表达自己。

8.考虑格式

有不同类型的书写格式。 有些消息需要冗长而全面的段落，而另一些则通过简单的句子和要点来创建可扫描的内容，从而更具可读性。

• 行动： 为您的消息选择最有效的格式。

• 好处： 如果您选择最佳格式，读者可能更有可能阅读您的整个信息。

9. 尊重收件人的隐私

向多人发送电子邮件时，请使用抄送 (cc) 或密件抄送 (bcc) 功能。 cc 和 bcc 之间的区别在于后者对其他收件人隐藏收件人的电子邮件地址，而前者使每个人都可以看到该地址。

• 操作： 如果您要向多人发送电子邮件，请考虑是否应该使用 cc 或 bcc。

• 好处： 您可以在不侵犯收件人隐私的情况下传递消息。

10. 直奔主题

互联网用户的注意力很短，因为他们想打开一个页面，浏览它，然后继续他们的下一个任务。 因此，如果您发送的电子邮件太长，收件人可能会对邮件失去兴趣。

• 行动： 如果您有急事要说，请将其写在主题行上，以便读者了解电子邮件的全部内容。

• 好处： 当您编写简短而准确的电子邮件时，您可以节省时间。

11.小心前进

每当您转发电子邮件时，请注意不要向您的同事发送恶意软件。 在转发之前查看电子邮件及其附件。

• 行动： 考虑在转发电子邮件之前扫描电子邮件是否有病毒。

• 好处： 减少发送损坏电子邮件的机会。

12. 确认收到电子邮件

有时电子邮件需要回复，但您可能无法立即发送回复。 为防止您的发件人感到困惑，请考虑发送您已收到电子邮件的消息，并在您有能力时回复。

• 行动： 在 24 小时内回复一条短信，让发件人知道您会跟进回复。

• 好处： 您更有可能赢得发件人的尊重并建立清晰的沟通。

13.添加电子邮件签名

当您写一封正式的电子邮件时，让收件人知道您是谁以及您可以通过哪些方式联系。 包括您的职位、公司和联系信息。

• 行动： 使用简单的布局和字体，用您的姓名、职位、公司、公司网站地址和个人联系方式创建专业签名。 自动签名，以便您可以将其添加到所有正式电子邮件的末尾。

• 好处： 你看起来很专业，可以防止混淆你是谁。