撰写商务电子邮件指南

强大的沟通技巧是当今工作场所的重要资产。 随着现代技术的发展，越来越多的工作在计算机上进行，电子邮件已成为专业人士的主要交流方式。 了解如何撰写商务电子邮件可以帮助您提高沟通技巧并在同事和客户中脱颖而出。

在本文中，我们讨论了编写出色的商务电子邮件所需了解的所有内容，包括提示和示例。

什么是企业电子邮件？

商务电子邮件是一种书面通信形式，通过 Internet 以电子方式发送给收件人。 商务电子邮件的目的通常是传达信息或要求收件人采取行动。 虽然电子邮件通常不像其他形式的通信那样正式，但商务电子邮件通常遵循专业的语气、​​风格和格式，旨在引起收件人的预期响应。

如何写一封商务邮件

请按照以下步骤撰写出色的专业电子邮件：

1. 选择一个清晰的主题行。

2. 从问候开始。

3. 陈述你的目的。

4. 以专业签名结束。

5. 校对。

1.选择一个清晰的主题行

主题行是您的电子邮件内容的简短摘要。 主题行让收件人知道他们应该期望在打开您的电子邮件时找到更多信息。 主题行清晰和专业非常重要，以确保收件人了解电子邮件的目的并打开您的电子邮件进行阅读。 最好在主题行中直接明确，以防止您的电子邮件被错误地忽略或删除。

2.从问候开始

每封商务电子邮件都应该以专业的问候语开头。 您的问候语应简明扼要，并应旨在按姓名称呼收件人。 但是，如果您不知道收件人的姓名，您可以使用他们的职称代替。 商务电子邮件中常用的一些问候语示例包括“亲爱的”、“早上好/下午/晚上”、“你好”和“问候”。

3. 陈述你的目的

每封商业电子邮件都应该有一个目的，最好每封电子邮件应该只有一个目的。 尽量确保您的电子邮件传达与特定主题、任务或请求相关的清晰信息。 这样做将有助于确保不会遗漏重要的细节，并有助于防止混淆。 以明确说明目的的句子开始您的电子邮件有助于确保收件人了解您撰写电子邮件的原因。

例如，“我写这封电子邮件是为了通知您我们的隐私政策已经进行了更改。请查看以下更改，如果您有任何问题，请告诉我。”

4.用专业签名关闭

在商务电子邮件中，您的电子邮件签名行就像一张名片。 许多企业都为其员工预先格式化了签名。 专业签名通常包括正式的结束称呼、您的姓名、职称、公司名称和联系信息。 您的专业签名还可能包括您公司的徽标或您自己的照片。

5. 校对

写完电子邮件后，您应该校对电子邮件的拼写和语法错误。 您还应该确保您的电子邮件信息清晰。 校对商务电子邮件时，请尝试将自己视为阅读电子邮件的收件人，以确保您使用了适当的语气、风格和格式。 最后，如果应该有附件，请在发送电子邮件之前仔细检查您是否附上了文件。

企业电子邮件示例

这是由同一个人撰写的两种不同类型的商务电子邮件的示例。 一封写给同事，另一封写给客户：

给同事的商务电子邮件示例

至：乔纳森·罗曼

回复：销售项目时间表修订：请查看

附件：销售大赛项目时间表

信息：

亲爱的乔纳森，

我写这封电子邮件是为了让您知道我们一直在进行的销售竞赛项目的项目截止日期已提前一周。 新的截止日期是 12 月 20 日而不是 12 月 27 日。由于这一变化，我们需要对时间线进行调整，以确保项目的每项任务在截止日期前完成。 我附上了一份更新的项目时间表提案。 请查看并让我知道您是否能够在新的截止日期前完成分配的任务。 如果有任何问题或疑虑，请告诉我。

谢谢你，

莫妮卡刘易斯

销售经理

人寿保险集团

电话：(888) 888-8888

电子邮件：This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

给客户的企业电子邮件示例

致：肯德尔詹宁斯

回复：欢迎来到 Life Touch Insurance Group - 随附重要文件

附件：詹宁斯政策文件

信息：

你好肯德尔，

感谢您信任 Life Touch Insurance Group 以满足您家庭的人寿保险需求。 我们知道，确保您家庭的财务未来对您和您的家人来说是重要的一步。 感谢您选择我们来保护您家人未来的安全。 我已将您的保单文件附在这封电子邮件中。 这些文件涵盖了我们在会议期间讨论的有关您的承保范围的所有内容。 如果您在查看您的保单文件后对您的承保范围有任何疑问或疑虑，请随时联系我。 在您的保单有效期内，我将一直是您的个人人寿保险代理人。 再次感谢您的业务。

温暖的问候

莫妮卡刘易斯

销售经理

人寿保险集团

电话：(888) 888-8888

电子邮件：This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

商业电子邮件写作技巧

以下是编写商务电子邮件时要记住的一些一般提示：

• 了解您的受众： 在您开始撰写商务电子邮件之前，了解您的受众是谁非常重要。 大多数商业电子邮件都需要正式的语气、风格和格式来保持专业。 您的电子邮件的语气应该旨在保持清晰和积极。 但是，如果您很了解收件人，您可以使用不太正式的样式和格式。

• 写作时使用同理心： 书面交流的语气和预期含义有时对读者来说具有挑战性。 在撰写电子邮件时使用同理心将帮助您确保您的语气保持积极并防止产生误解。

• 确保您的电子邮件是必要的： 大多数人每天都会收到大量电子邮件。 在发送商务电子邮件之前确保需要您的电子邮件有助于提高收件人实际打开、阅读和回复您的电子邮件的可能性。

• 确保使用电子邮件是适当的： 虽然电子邮件对于专业人士来说是一种很好的交流工具，但某些类型的交流在通过另一种形式（例如面对面或通过电话）传递时会更好。 在发送商务电子邮件之前，确保使用电子邮件适合您需要沟通的内容非常重要。

• 保持你的电子邮件简短： 保持你的电子邮件简短和重点可以帮助你确保你的电子邮件信息是清晰的，并会引起你期望收件人的回应。 在您的电子邮件通信中清晰准确将节省读者的时间，并帮助他们清楚地了解您的电子邮件的目的。